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如何做好酒店开业筹备工作?

时间:2021-12-28 10:37:50来源:海景花苑酒店管理公司作者:admin浏览次数:119

文章摘要: 酒店筹备开业是一项非常繁琐、复杂的工作,是为今后酒店成功运营、降低运营成本等打好基础的重要阶段。具体而言,筹开的主要工作包括:了解酒店施工进度、制订筹开工作进度计

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酒店筹备开业是一项非常繁琐、复杂的工作,是为今后酒店成功运营、降低运营成本等打好基础的重要阶段。具体而言,筹开的主要工作包括:了解酒店施工进度、制订筹开工作进度计划、人员招聘和培训、经营计划和预算编制、各部门运营手册的编制、物品采购和制作、开业广告和推广计划、证照办理、开业庆典计划、场地验收、模拟营运、开业前的检查等,因此,责任重大且极具挑战性。它要求总经理、管理团队既要协调好各种关系,又要考虑周全,在人、财、物等方面做好充分准备,做到捋顺关系、任务明确、责任到人。

如何做好酒店开业筹备工作?

一、捋顺协调好各种关系

    在项目上,要想把工作做好、做顺,捋顺、协调好各方面的关系是外派管理团队的关键环节,也是站稳脚跟的基础。这种关系既包括与业主的关系、与团队内部的关系,还包括与社会各界的关系。总经理要学会吃“三明治”,协调处理好各种关系。

    与业主方面的关系:酒店管理公司与业主方的关系,是项目中极其重要的关系。如果双方不能做到相互理解、信任、宽容、接纳,就会在合作过程出现矛盾和摩擦。因此,作为管理公司派驻的总经理,我们要向业主阐明彼此之间的目标是共同的,最终获益者实际上是业主,要让他看到我们是负责任的。同时,了解业主投资酒店的目的是我们今后合作策略的依据之一,在一些问题上要有原则地妥协,有礼节地争取。

    如果面对的是私企业主,除了与本人处好关系外,还要注重与其身边得力的人甚至其亲属处理好关系,这往往会收到意想不到的效果。

    而与国企或政府方面的业主合作,因项目具体负责人大部分不是拍板人而是执行人,他们要逐级请示、汇报,因此,管理团队要给执行人留一些时间和协商的余地,以防止出现“中梗阻”现象,最终达到预想的目标和效果。

    与管理团队的关系:管理团队内部的关系也是作为一个总经理必须重视的。派驻的管理团队是酒店管理公司管理能力、职业素质的代表,业主随时都在关注着这个团队的和谐和能力。因此,管理团队的建设非常重要,总经理在人员选配、使用上,要以人为本,强调团队内部的团结与对外统一性,把公司愿景与团队目标结合起来,“志同道合”办大事。了解项目施工进度

    总经理和工程总监在进驻项目后,第一项工作就是要到施工现场多走走多看看。只有在详细了解工程进度的基础上,才能准确安排筹开进度,并与施工进度进行有效衔接,避免因步骤不一致而造成的延误和损失。

    总经理要与筹建办开会了解工程进度及机电设备状况,索取酒店工程进度表、酒店平面施工图等,以保证各级管理人员熟悉酒店布局和各自负责的工作场所,编制工作流程和制定本部门的筹开计划。设计酒店组织架构

    作为总经理,要根据酒店规模与设施确定落实酒店组织框架,这是今后筹备酒店美好蓝图的基础。只有结合项目情况落实人员编制,才能实施招工计划,并预测每个部门、每个工种所需人员情况及劳动费用支出情况和员工食宿安排情况。

    确定人员编制,要科学、合理地设计组织机构,综合考虑各种相关因素,要以既不浪费人力资源,又不影响经营水准的原则进行。要确保酒店顺利开业并使管理走上正常运营的轨道,根据项目进展、规模、经营需要等安排人员逐步到位。

二、落实员工宿舍等计划

    “兵马未动粮草先行”,员工安居才会乐业。业内酒店员工因为住房和生活条件差而纷纷跳槽的例子并不鲜见。有的酒店工资虽然不高但食宿条件较好,员工往往愿意留下。我们要说服业主予以配合,在酒店招工前,全面规划好员工宿舍及餐厅等保障设施。


三、制定经营物品采购清单

    饭店开业前事务繁多,经营物品的采购是一项非常耗费精力的工作,仅靠某一个部门去完成此项任务难度很大,各经营部门应协助其共同完成。

    无论是采购部还是酒店其他部门,在制定酒店各部门采购清单时,都应考虑到以下问题:

1.本酒店的具体情况

    采购的物品种类、数量与建筑的特点有着密切的关系。例如,客房楼层需配置工作车,但对于别墅式建筑的客房,工作车就无法发挥作用。楼层是否设立工作间,也影响着清洁设备的配置数量。此外,客房部某些设备用品的配置,还与客房部的劳动组织及相关业务量有关等。

2.行业标准

    国家旅游局发布的行业标准、管理公司标准,是制定采购清单的主要依据,一定要据此采购。

3.本酒店的设计标准及目标市场定位

    总经理应要求相关部门除了要从本酒店的实际出发,根据设计的星级标准,参照国家行业标准、管理公司的标准要求制定采购清单,还应根据本酒店的目标市场定位情况,考虑目标客源市场对客房用品的需求、对就餐环境的偏爱,以及在消费时的行为习惯来制定采购清单。

4.行业发展趋势

    酒店管理人员应密切关注本行业的发展趋势,在物品配备方面应有一定的超前意识,不能过于传统和保守。

5.其他相关因素

    在制定物资采购清单时,有关部门和人员还应考虑其他相关因素,如:出租率、配置标准、业主对经营物品的要求、资金支付能力、洗衣厂配置、周转量等。采购清单的设计必须规范,通常应包括下列栏目:部门、编号、物品名称、规格、单位、数量、参考供货单位、备注等。

    如果是国企或政府方面作为业主的酒店,采购必须采取市场招标形式。管理团队要对物品规格要有更多的细化,以采购到质优价廉、符合酒店要求的物品。

    在提交采购清单完毕后,应协助或要求业主将确定的供应商样品提供给酒店陈列,一方面可以货比三家,另一方面可以保障物品到货时的真实性。同时,也是开业后对供应商选择的一个参照。


四、协助采购

    酒店管理团队应尽量避免直接承担采购任务,但由于这项工作对酒店的开业及开业后的运营工作影响较大,因此,应密切关注并适当参与采购工作,这在很大程度上能确保所购物品符合酒店各部门的要求。

    酒店各部门经理要定期对照采购清单,检查各项物品的到位情况,且检查的频率应随着开业的临近而逐渐提高。

    在酒店开业前期,如果各部门所需用的物品还没有到位,应及时与业主方召开协调会,综合物品清单,并将任务分配到各个采购员,规定到货日期。


五、制定各类制度、流程、标准

    管理酒店就像管理一座城市,除了“宪法”(员工手册)外,必须要有各种辅助性“地方法规”(规章制度),还要有各部门的具体业务流程(岗位职责、工作程序),使各项管理工作做到“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”。同时,还要搞好企业文化建设。由于管理公司有比较完整的标准,各新开酒店根据市场定位、接待对象等现实要求加以补充、完善即可。


六、做好调查并制定经营策略

    市场调查是每家酒店开业前必须要做的工作,也是酒店制定经营计划、营销策略、行动计划、市场定位、经营决策的基础。管理团队要通过对周边市场的考察,了解周边酒店市场的设备、设施、物品、服务、客源、收费及运作情况,并对其进行认真分析,从而制定本酒店的经营方针,确定收费标准和建立价格体系。这是做好经营策略的依据。


七、确定各部门管辖区域

    各部门经理到岗后,首先要熟悉酒店的平面布局,要实地察看,然后再根据实际情况,确定酒店各部门的管辖区域及主要职责范围,以书面的形式将具体的建议和设想呈报总经理。在进行区域及责任划分时,各部门管理人员应从大局出发,具有良好的团队协作精神与服务意识。

    按专业化的分工要求,酒店的清洁工作要归口管理,这有利于标准的统一、效率的提高、投入的减少、设备的维护保养及人员的管理。各部门职责的划分要明确,并要以书面的形式加以确定。在全店的基建清洁工作中,酒店各部门除了要负责各自区域的所有基建清洁工作外,还要负责大堂等相关公共区域的清洁。

    因开业前基建清洁工作的成功与否,直接影响着对饭店成品的保护,酒店各部门应在开业前与饭店最高管理层及相关负责部门,共同确定各部门的基建清洁计划,然后由客房部的PA组对各部门员工进行清洁知识和技能的培训,为各部门配备所需器具及清洁剂,并对清洁过程进行检查和指导。


八、各部门皆要参与验收

    酒店各部门的验收,由工程部牵头、各部门共同参加。酒店各部门参与验收,能在很大程度上确保装潢质量达到酒店所要求的标准。酒店各部门在参与验收前,应根据本酒店的情况设计一份酒店各部门验收检查表,并对参与的部门人员进行相应的培训。验收后,各部门要留存一份检查表,以便日后的跟踪检查。


九、建立各部门财产档案

    酒店开业前,就要开始建立各部门的财产档案,这对日后酒店各部门的管理,包括各项成本控制、固定资产保留、各项审计等,都具有特别重要的意义。若忽视该项工作,将失去掌握第一手资料的机会。


十、安全保障

    酒店安全工作是“重中之重”的工作。“没有安全,就没有效益”是酒店人常挂在嘴边的警语。消费者到酒店消费,主要考虑的是安全,包括食品安全、环境安全、人身安全等。因此,酒店开业前,要考虑到各种安全问题,要根据酒店项目的需要、环境、特点,建立有效、快捷的安全体系和危机处理体系,以保障酒店、消费者、员工等各方面的安全。


十一、部门的模拟运转

    酒店各部门在各项准备工作基本到位后,即可进行部门模拟运转。这既是对准备工作的检验,又能为正式的运营打下坚实的基础。另外,酒店开业前最好做一次消防演练,防患于未然。

   
十二、开业前的准备工作

    1.召开员工大会。

    2.实地演练开始,全面进入正常营业状态。

    3.最后一次检查位置、配套设施设备与实际动作是否有相抵触的地方。

    4.落实邀请嘉宾名单。

    5.确定开业庆典物品清单和当日程序等。

    6.召开管理人员开业当日工作任务分配会议,发放任务分配一览表。

    7.开业头一天模拟庆典彩排工作。


十三、 注意事项

    要坚持每天施工现场的巡视,注意观察,提出现场建议;

    一定要倡议建立有业主方、施工单位的工程联席会议,有问题可及时处理;

    根据项目进展、规模、经营需要制定管理团队人员到位计划,人员入职最好按30%、50%、80%比例进入,以便控制成本。

    总经理进驻后要与业主讲明责权并要授权;

    各项预算计划要先报管理公司审核、备案后,再递交业主方。

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